Beroepsonderwijs

Een nieuw registratiesysteem

Een onderwijsinstelling in de regio Den Haag biedt naast hun opleidingen op MBO niveau zowel loopbaan advies (LBA) als schoolmaatschappelijk werk (SMW) voor de leerlingen. Dit gebeurt in samenwerking met andere instanties. Voor deze activiteiten ontvangt de school subsidies, maar om die te krijgen is een sluitende administratie essentieel. Elke laatste maand van het jaar moeten de rapportages worden uitgedraaid waarin precies is bijgehouden welke trajecten voor welke leerling zijn doorlopen. Er moet worden aangetoond of dit intern of extern was, hoeveel uur het betrof en welke (loopbaan)testen bijvoorbeeld zijn gebruikt.

De licentie van het leerlingvolgsysteem dat de onderwijsinstelling gebruikte, PeopleSoft, ging snel aflopen. Op korte termijn zou PeopleSoft worden uitgezet en het nieuwe Magister kon het gewenste maatwerk niet op tijd leveren. Omdat men in dat geval geen rapportages meer uit kon draaien of nieuwe gegevens in kon voeren, zou dit de school ontzettend veel geld gaan kosten. Daarnaast ging dit problemen opleveren voor de werkbaarheid van de afdeling Studie- en Loopbaancentrum.

Oplossing

Senet bouwde in korte tijd de gewenste functionaliteit in een zelfstandige applicatie. Dit op basis van de functionele omschrijving van het maatwerk in PeopleSoft. Het studieloopbaan centrum was erg tevreden over de geboden oplossing en de flexibele aanpak. Kort na de ingebruikname realiseerde Senet nog tal van extra functionaliteiten die voorheen in PeopleSoft niet mogelijk waren. Zo kan het Studie- en Loopbaancentrum(SLC) de applicatie zelf beheren en inrichten.

Gebruikte technieken

De applicatie werd gebouwd in PHP met MySQL als database. De onderwijsinstelling host de applicatie zelf op IIS. De applicatie werd gebouwd in de ontwikkeltaal PHP met MySQL als database. Alles draait in een door SSL beveiligde omgeving op een Microsoft IIS platform. Slimme communicatie toepassingen in de applicatie (waar gebruik gemaakt wordt van email en een SMS API), hebben ervoor gezorgd ervoor dat het percentage leerlingen dat ‘op komt dagen’ met 60% is verhoogd. Senet beheert de applicatie op afstand voor deze school. Dat is vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA).

Uitdagingen

De uitdaging in dit project was vooral het korte tijdsbestek waarin de applicatie gerealiseerd moest worden. Daarom werd voor dit project gekozen voor PHP. Het was voor de klant een eye-opener dat er met een maatwerk applicatie zoveel meer mogelijk was, tegen lagere kosten, dan middels het uitbouwen van een standaard pakket.